Admissão de funcionários: guia completo do processo com checklist

Quer saber como funciona todo o processo de admissão de funcionários? Então você está no lugar certo. Nesta matéria, você encontra um guia completo para entender as etapas, prazos e o passo a passo para contratar seus novos colaboradores.

A contratação tornou-se um dos maiores desafios na área de Recursos Humanos, e este guia pode ajudar a contratar funcionários de forma mais assertiva. Aqui, abordamos conceitos-chave que se aplicam ao processo de contratação e destacamos uma grande variedade de técnicas de contratação que sua empresa pode utilizar para atender às suas necessidades.

Para facilitar sua jornada nesse universo, aqui está tudo o que você precisa entender sobre o processo de contratação:

• O que é o processo de  admissão?
• Qual sua importância
• Qual a legislação 
• Quais documentos são necessários para a admissão
• Quais são as etapas 
• Checklist de admissão
• Prazos para esse processo

O que é o processo de  admissão?

O processo de admissão é um conjunto de procedimentos criado para formalizar a contratação de uma nova pessoa para a empresa. Esse processo é dividido em várias etapas que começa com a candidatura de um candidato e termina com a data de início do novo funcionário.

Como estamos falando para alguém que já deve fazer isso no dia a dia, não vamos focar tanto em explicar o processo, mas sim mostrar maneiras de otimizar esses processos e ter mais resultados. 

Qual a importância do processo de admissão? 

Esse é o primeiro momento onde o colaborador terá contato com as rotinas e a cultura da empresa. Esse é o momento onde é possível mostrar a organização da empresa e todos os cuidados que são direcionados aos colaboradores.

 É como diz o ditado: “a primeira impressão é a que fica”. Por isso, tenha em mente que esse é o momento de dar segurança ao colaborador e de garantir que a pessoa esteja alinhada sobre suas responsabilidades. 

Um processo de admissão bem feito evita gastos futuros para a empresa e evita ter dor de cabeça com questões trabalhistas.  

Qual a legislação que rege a admissão de funcionários? 

A legislação que rege o processo de admissão de funcionários é a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), que determina os direitos e deveres que as empresas e os empregados devem seguir

Tem dúvidas sobre a legislação? Saiba que é possível encontrar a CLT com suas normas correlatas no site do Senado. 

Quais documentos são necessários para a admissão

A nova pessoa colaboradora deve enviar alguns documentos para que você possa preencher a CTPS Digital. 

Os principais documentos são:

• Atestado médico admissional;
• CHN caso a função exija;
• Comprovante de residência;
• Comprovante de votação;
• CPF; 
• Documento de reservista (para pessoas do sexo masculino de 18 a 45 anos);
• Foto 3x4;
• RG; 
• Título de eleitor.

É importante lembrar que para atividades profissionais que exigem registro profissional, como médicos ou advogados, também devem ser solicitados documentos emitidos por entidades como CRM, OAB, CFM que são imprescindíveis ao exercício das atividades.

Também devemos lembrar que o armazenamento desses documentos é regido pelas normas da LGPD. Não respeitar essa legislação pode gerar multas para empresa. 

Quais são as etapas da admissão

Veja abaixo quais são as etapas desse processo.

Definição da vaga

Antes de contratar alguém, você precisa ter certeza de que a vaga é necessária. É papel do RH estratégico entender a necessidade da vaga e como essa nova pessoa colaboradora será alocada na estrutura da companhia.

Isso pode evitar que a pessoa seja contratada para uma demanda pontual, mas depois fique subutilizada até ter de ser desligada.

Recrutamento e seleção

É através do processo de recrutamento e seleção que você irá encontrar a pessoa adequada para sua vaga. Esse processo tem as seguintes etapas: abertura da vaga, recebimento de currículos, triagem das melhores opções e entrevistas. 

Se você precisa de ajuda nesse momento, temos um guia completo com tudo que você precisa sobre recrutamento e seleção.

Envio de proposta para os candidatos

Nesse momento você irá enviar uma proposta para a pessoa que mais se adequa ao perfil da vaga. Você precisa deixar claro qual é o modelo de contratação, cargo, salários e demais direitos caso aceite a oferta.

Aqui temos uma boa notícia: se a pessoa já estiver empregada, ela pode utilizar a carta proposta para a empresa atual e não precisar cumprir o aviso prévio. Esse é um direito que possui jurisprudência baseada na súmula 276 do TST. Aqui você pode entender mais sobre isso.

Recebimento dos documentos 

A nova pessoa colaboradora deve enviar alguns documentos para que você possa preencher a CTPS Digital. 

Se você tem dúvidas sobre os documentos necessários para admissão ou seu processo de revisão, temos um tópico logo acima falando apenas desses documentos. 

Preenchimento da ficha cadastral 

Com os documentos em mãos e com as informações internas como cargo, salário, data de admissão, escolaridade, modelo de contratação, estado civil e dependentes é hora de preencher a ficha de cadastro. 

Se você tem dúvidas sobre qual modelo de ficha utilizar, o pessoal da Gupy criou um excelente modelo de cadastro de pessoas colaboradoras que você pode baixar e utilizar.

Preenchimento da CTPS Digital e formalização do contrato

A Carteira de Trabalho Digital é uma grande aliada do RH por simplificar o processo de contratação de novos colaboradores. 

Se você precisa de ajuda com ela, aprenda como é simples fazer esse registro no sistema do e-Social.

Exame admissional

O exame admissional é uma importante ferramenta para avaliar as condições do trabalhador e se ele está apto a exercer sua nova função.  Além disso, essa etapa também é parte das exigências do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Preparo dos itens necessários para o dia a dia 

O profissional do RH deve garantir que a pessoa que será contratada receba tudo que precisa para trabalhar no primeiro dia. Sejam EPIs, computador, parte ergonômica ou mesmo os acessos de e-mail ou softwares, cabe ao time de RH encaminhar o pedido para as áreas que fazem esse controle de logística e infraestrutura.

Nesse momento também é responsabilidade do time de RH apoiar a nova pessoa colaboradora caso ela tenha dúvidas sobre o processo de recebimento desses itens.  

O time de infraestrutura deve liberar os acessos às ferramentas que serão utilizadas e criar um e-mail para o colaborador. Já o time de logística deve garantir que os equipamentos como computador, monitores, cadeira e etc., estejam disponíveis na chegada do novo funcionário.

Vale reforçar que quem comunica tudo isso para os demais departamentos da empresa é o time de Recursos Humanos, mas ele não precisa ser responsável pelos envios.

Onboarding: agora é hora de integrar a pessoa colaboradora

Agora você tem um grande desafio que é estruturar a recepção de pessoas nos times. Para isso é preciso montar um conjunto de ações e práticas que buscam simplificar a adaptação de novas contratações. O objetivo do onboarding é integrar mais facilmente a nova pessoa aos processos, fluxos e metodologias da área e empresa onde estará chegando para evitar eventuais desconfortos no processo.

Você já deve ter passado por isso e sabe como é difícil deixar que a nova pessoa aprenda sozinha — e da forma mais difícil — como as coisas funcionam. Por isso, tenha cuidado na hora de elaborar seu fluxo de onboarding. 

Checklist da admissão de funcionários

Bom, você já viu acima todo o processo de admissão detalhado, mas aqui na Creditas Benefícios nós gostamos de simplificar sua vida, por isso confira abaixo o checklist de admissão de funcionários.

1. Definição da vaga;
2. Abertura da vaga nas redes sociais, site da empresa e base própria de CVs;
3. Triagem dos currículos;
4. Entrevista para encontrar o perfil ideal;
5. Definição da pessoa mais apta junto aos gestores da vaga;
6. Envio da proposta; 
7. Recebimento e triagem dos documentos;
8. Assinatura de documentos como termos de confidencialidade e politicias internas.
9. Exame admissional;
10. Formalização da contratação via CTPS Digital;
11. Preparo dos itens necessários para o dia a dia;
12. Onboarding.

Realizando pelo menos essas doze etapas você já pode dizer que fez um bom processo de admissão. 

Quais são os prazos para o processo de admissão

Se atente aos prazos abaixo para não perder nenhum deles e ter problemas no futuro. 

• Admissão eSocial: o informe deve ser realizado até o dia anterior ao início da pessoa. Se tem dúvida sobre como fazer isso, temos um guia completo sobre o tema. 
• Registro na carteira de trabalho: até 5 dias úteis para fazer a anotação;

O que acontece se não respeitar esses prazos?

Se esses prazos não forem cumpridos sua empresa pode ter de pagar uma multa que varia de acordo com o regime da empresas:

• Simples Nacional: R$ 800,00
• Lucro Presumido/Real: R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00

Como podem ver, a multa é salgada, então tome bastante cuidado para respeitar ambos. 

Espero que você tenha conseguido tirar todas as suas dúvidas sobre como fazer o processo de admissão. Se quiser saber mais sobre o tema, saiba que o RH Estratégico tem tudo que você precisa para otimizar processos e alcançar melhores resultados.